Erfolgreicher Messeauftritt – Tipps und Tricks für Gründer

Gastbeitrag von Christopher Schmidhofer
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Messen können eine gute Plattform für Startups sein. Es können Menschen von deinem Startup erfahren, die du sonst nicht triffst. Auch das direkte Feedback zu den eigenen Produkten und der Präsentation deines Startups können – richtig verwertet – viele entscheidende Informationen zur Verbesserung enthalten. Damit der Messeauftritt für dein Startup zum Erfolg wird, musst du einiges beachten: Am Anfang steht die Entscheidung, ob überhaupt an der Messe teilgenommen wird. Danach ist die Vorbereitung der Messe sehr wichtig. Auch während der Messe gibt es einiges zu beachten. Ist die Messe vorbei, fängt die eigentliche und wertvolle Arbeit erst an. Dieser Artikel gibt Tipps für jeden dieser Schritte.

Entscheidung zur Messeteilnahme

Es gibt viele verschiedene Messen. B2B-Messen (Besucherzielgruppe Unternehmen) und Verbrauchermessen (Besucherzielgruppe Privatkunden) unterscheiden sich stark in vielen wichtigen Punkten. Eine regional ausgerichtete Messe spricht einen ganz andere Typ Besucher an als eine internationale Fachmesse. Deswegen solltest du im Vorhinein genau analysieren, ob die angedachte Messe überhaupt zielführend für das eigene Startup ist. Dabei helfen die folgenden Fragen:

• Ist eine Messe überhaupt derzeit das Richtige?
• Ist deine Zielgruppe auf dieser Messe anwesend?
• Wann lohnt sich eine Messe?
• Können die Kosten gestemmt werden?
• Lohnt sich die Teilnahme voraussichtlich?

Sicherlich sind weitere Fragen angebracht. Im Grunde steht hinter einer Messeteilnahme die gleiche Fragestellung wie bei jeder anderen Marketingmaßnahme: Passen die eigenen Ziele und Erwartungen mit den realistisch geprüften voraussichtlichen Ergebnissen zusammen?

Vorbereiten auf die Messe

Der Aufwand für die Vorbereitung einer Messe wird oft zeitlich unterschätzt. Ein Vorgehen nach dem EMMA Prinzip ist zu empfehlen. Die Buchstaben stehen dabei für Erwartungen, Meinungen, Motivation und Anlass.

• Erwartungen
  Mit welchen Erwartungen kommen die Besucher? Wollen sie sich informieren? Wollen sie unterhalten werden?
• Meinungen
  Kennst du Meinungen, die Besucher bereits zu deinem Unternehmen haben?
• Motivationen
  Was wollen die Besucher für sich erreichen? Was sind ihre Ziele? Welche Ansprüche haben die Besucher an sich, an ihre Arbeit und an ihr Leben?
• Anlass
  Was ist der konkrete Anlass für die Anwesenheit der Besucher auf der Messe? (freiwillig, gezwungen, zufällig, gezielt,…)

Während der Messe

Sehr wichtig: Es heißt „Messestand“, nicht „Messesitz“. Damit meine ich: Am Stand stehen, nicht sitzen. Alles andere ist unhöflich, wirkt wenig engagiert und von vornherein nicht überzeugend. Unterhaltungen sollten grundsätzlich im Stehen geführt werden, am besten ohne Barriere. Sehr häufig sehe ich Stände mit Tisch, hinter dem sich verschanzt wird. Das hat dann nicht viel mit Kundennähe zu tun.
Ein großer Fauxpas ist es, am Stand zu essen. Kurz etwas zu trinken ist in Ordnung, aber lass keine Flaschen und andere Trinkgefäße herumstehen. Der Stand sollte stets ordentlich sein.

Aktive vs. Passive Strategie

Es gibt generell zwei Strategien der Gesprächsanbahnung auf Messen: die aktive und die passive Strategie. Dabei kann aus meiner Sicht das Wort „passiv“ hier schnell falsch verstanden werden. Denn passiv bedeutet nicht abzuwarten bis man angesprochen wird. In der passiven Strategie wird erst einmal abgewartet, bis die Besucherin Interesse zeigt, sich also den Stand ansieht, Augenkontakt herstellt oder auf andere Weise Interesse bekundet. Dann wird ein Gespräch begonnen. In der aktiven Strategie geht man auch auf Menschen zu, die eventuell noch gar kein Interesse am Stand gezeigt haben und spricht diese an.

Welche Strategie du anwendest, hängt mit deiner Persönlichkeit zusammen. Aber auch die Struktur der Messe spielt eine Rolle. Sind viele Menschen an deinem Stand interessiert und du führst durch die passive Strategie dauernd Gespräche, passt das ja schon. Ist an deinem Stand wenig los und du schätzt, dass die Mehrheit der Besucher zu deiner Zielgruppe gehört, dann solltest du die aktive Strategie wählen.
Als Aussteller musst du also auf die Besucher zugehen können. Betrachtet jemand den Stand, solltest du diese Person auf jeden Fall ansprechen. Wer bemerkbar lange schaut, hat definitiv ein Interesse, jedoch ein vorerst unbekanntes. Finde durch das von dir initiierte Gespräch heraus, welches Interesse dieses ist. Wenn du nicht gerne aktiv auf Menschen zugehst, ist es sehr wichtig entsprechendes Standpersonal zu finden.

Messegespräch

Generell gilt bei jedem Gespräch: Beide Seiten wenden ihre Zeit dafür auf. Für dich als Unternehmer ist die Freude groß, wenn sich Besucher Zeit für deinen Stand nehmen. Diesen Besuchern solltest du zeigen, dass dies auf Gegenseitigkeit beruht und dein Unternehmen auch die Zeit wert ist.
Dein Standpersonal sollte auf die eigene Kommunikation achten und diese authentisch und offen gestalten. Echtes Interesse und aktives Zuhören (Kommunikationstechnik) sind ein guter Anfang. Die Arme nicht verschränken, das signalisiert Desinteresse und baut eine Barriere auf. Mit gezielten Kommunikationsschulungen im Vorhinein kannst in diesem Punkt schnell viel erreicht werden.

Bereits den Gesprächsbeginn solltest du mit einem gutem Einstieg gestalten. Mit einem platten „Kann ich Ihnen helfen?“ wirkst du nicht interessant. Am besten überlegst du dir schon vorher gute Einstiege, z.B. „Wie wichtig ist Ihnen das Thema Y?“. Hast du mehrere dieser Einstiegssätze vorbereitet, kommt keine Langeweile auf. Mit wachsender Erfahrung kannst du sicher erkennen, welche Einstiegssätze funktionieren.

Was ich als Messebesucher oft erlebe ist, dass sehr früh Preise für die Produkte genannt werden. Ich habe gelernt (und glaube das auch), dass Preise so spät wie möglich kommuniziert werden sollten. Wenn zuerst die Bedürfnisse des Kunden erfragt werden, dazu die passenden Angebote geliefert werden und die Kunden überzeugt wurden, dass Sie dieses Produkt benötigen, dann spielt der Preis eine geringere Rolle bei der Kaufentscheidung.

Am Ende des Gespräches ist die Frage nach der Visitenkarte deiner Kommunikationsperson angebracht (eher auf B2B-Messen). Eine eigene Visitenkarte ist für dich auf einer Messe unverzichtbar. Diese und gegebenenfalls den ausgefüllte Terminzettel kannst du jetzt überreichen. Überlade die Gesprächsperson aber nicht mit mehreren Katalogen, Flyern oder Broschüren. Sollte die Person nach Material fragen, kannst du auch anbieten, diese Informationen postalisch oder elektronisch zu zu senden. Bevor der Kunde weiterzieht solltet ihr auf jeden Fall eine Vereinbarung über den nächsten gemeinsamen Schritt treffen.

Die Nachbereitung des Messegesprächs wird fast nie durchgeführt; sie ist jedoch ein gutes Werkzeug. Nach jedem Gespräch solltest du und jede Person Ihres Standpersonals sich kurz Zeit nehmen und die wichtigsten Stichpunkte aus dem Gespräch aufschreiben: Über was wurde geredet? Welches Problem beschäftigt die potentielle Kundschaft? Welche Vorurteile zum Unternehmen kamen zur Sprache?
Kurz gesagt: Alles aufschreiben, was hilft die Inhalte des Gesprächs zu rekapitulieren und die spätere Kontaktaufnahme erleichtert. Auch bei nachfolgenden Messevorbereitungen kann dies dir und deinem Personal als Gedächtnisstütze dienen.

Eine andere Variante ist das Aufschreiben von wichtigen Punkten bereits während des Gesprächs. Dazu kannst du ein Gesprächsskript (Messeskript, Leadbogen) erstellen. So gibt dein Unternehmen gleichzeitig einen Gesprächsleitfaden und ein Stück Gesprächsnachbereitung vor. „Sich Notizen zu machen“ wirkt professionell auf die besuchende Person. Zudem fühlt sich der Gegenüber ernst genommen. Dein Unternehmen profitiert auch davon: Du erhältst ein Gesprächsprotokoll mit den wichtigen Punkten und kannst somit erfolgreich in die Nachmessekommunikation einsteigen, da die gefundenen Anknüpfungspunkte dokumentiert sind.

Noch besser als Papier könnte je nach Branche die Datenerfassung per Tablet wirken. Dafür muss im Vorhinein dafür gesorgt sein, dass die gesamte Standbesetzung am Gerät geübt ist und auch auftretende technische Probleme selbst lösen kann. Eine Internetverbindung sollte dabei nicht benötigt werden – diese ist auf Messen auch in der heutigen Zeit oft nicht stabil verfügbar. Der Vorteil der Aufnahme mit einem Tablet liegt auf der Hand: Die neuen Daten sind bereits digitalisiert und können somit sofort verwendet werden.

Nach der Messe

Das ist mir schon oft passiert: Auf der Messe habe ich ein super Gespräch geführt, ich fand das Unternehmen interessant. Nach der Messe: Funkstille, keine Kontaktaufnahme. Damit wurde meine Zeit verschwendet; ich stehe dem Unternehmen in Zukunft sogar negativ gegenüber. Das Unternehmen hat Zeit und Geld verschwendet. Warum präsentiert es sich auf der Messe, wenn die gewonnenen Kontakte nicht genutzt werden? Die gute Kommunikation von der Messe sollte danach auf jeden Fall fortgeführt werden. Hat niemand im Unternehmen Zeit dazu, hätte es nicht auf der Messe auftreten müssen. Die Zeit und Ressourcen wären dann an anderer Stelle sinnvoller eingesetzt.
Also: Nimm schnellstmöglich Kontakt auf, solange dein positiver Messeauftritt noch gut in der Erinnerung ist. Mehr als zwei Arbeitstage sollten bis zur ersten Kontaktaufnahme nicht verstreichen.

Die interne Nachbereitung bringt viele Informationen und Verbesserungsvorschläge. Frage dich selbst und dein Standpersonal: Was war gut? Was war schlecht? Was muss für die nächste Messe geändert werden? Diese Antworten – auch deine eigenen – sollten verschriftlicht werden. Diese Aufzeichnungen helfen deinem Messeteam enorm bei der Planung der nächsten Messe und sollten dabei auf jeden Fall hervor geholt werden.

Abschluss-Tipp:
Ich empfehle dir, selbst als Besucher auf Messen gehen. Dort kannst du beobachten, wie andere Unternehmen sich präsentieren. Dieser Erkenntnisgewinn aus sowohl Negativ- als auch aus Positivbeispielen ist immens. Wer nie auf Messen war, kann auch keinen Messestand planen.

Bonus Links

Als Bonus habe noch mehrere Artikel zum Thema zusammen getragen. Diese Links stellen keine Empfehlung dar, sondern gibt dir die Möglichkeit, weitere und auch unterschiedliche Sichtweisen kennen zu lernen.

• Sechs Artikel in der Artikelreihe „Aussteller auf einer Messe – was muss ich beachten?“
• Einige Checklisten für Messen stellt die IHK in Bayern bereit.
• Helmut Sessler gibt ein paar Tipps für mehr Messe-Erfolg ohne Mehrkosten.
• Die Messe Frankfurt hat einen Artikel zum professionellen Messegespräch im Rahmen Ihrer akademie veröffentlicht.
• Von Andreas Weller liegt bei expoformer.ch ein PDF mit einigen Tipps zum Messeauftritt.

Fehlt ein wichtiger Hinweis im Artikel? Hast du andere Erfahrungen? Möchtest du eine spannende Messegeschichte teilen? In den Kommentaren hast du Gelegenheit dazu.

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Über den Autor

Christopher J. Schmidhofer betreibt einen Coworkingspace, führt eine Webagentur und arbeitet in mehreren Startups mit. Der Drupal-Experte ist begeisterter Barcamp-Besucher und gerade dabei, mit anderen gemeinsam eine „Schule für Selbstständigkeit“ zu gründen. Christopher war vor seiner Selbstständigkeit zuerst bei Siemens, dann bei Wincor Nixdorf angestellt.

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Bildquelle: R∂lf Κλενγελ unter Creative Commons Lizenz CC BY 2.0