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5 Tipps gegen Produktivitätsbremsen – E-Mail und Social Media

Der Vorteil von E-Mail und Social Media Kommunikation liegt im asynchronen Informationsaustausch. Also im Zeitunterschied zwischen dem Eingang der Mail und dem Zeitpunkt, wann DU entscheidest, die Mail zu beantworten. Die Grundidee ist nicht, dass Du wie ein Pawlowscher Hund jede Mail sofort liest und eine unbedachte Antwort in Dein iPhone hackst. In Zeiten von Facebook, Twitter und Co. steigt das Risiko durch die Überkommunikation nicht nur falsche, weil unüberlegte Entscheidungen zu treffen, sondern auch gereizt, launisch und überfordert zu werden.

Bildquelle: Stefan Hermann

Hier fünf Tipps, wie Du die Flut an Nachrichten mit einem Lächeln bewältigst:

  1. Lerne, wann welches Kommunikationsmittel das Richtige ist (Telefonat, E-Mail, persönliches Gespräch) und bringe es Deinem Team bei.
  2. Checke und bearbeite Deine Mails zu festen Zeiten. Zum Beispiel um 11 Uhr und um 16 Uhr. (Lies dazu die 4-Hour-Work-Week von Tim Ferris. Ich empfehle die englische Version.)
  3. Zwischendrin fallen Dir immer wieder Mails ein, die geschrieben werden sollten. Anstatt sie direkt zu schreiben, mache Dirh eine Notiz und heb Dir die Nachricht für Deine E-Mail Zeiten auf.
  4. Wenn Du beim Griff nach dem Handy und dem Klick auf die FB-App merkst, dass es keine bewusste Handlung mehr ist, sondern eine Konditionierung, dann entferne die App.
  5. Schalte nachts alle Geräte aus und besorge Dir einen Wecker.

Oft erledigen sich die Fragen aus E-Mails im Laufe des Tages von selbst oder die Inhalte konkretisieren sich. In jedem Fall werden Deine Nachrichten bedeutungsvoller und überlegter. Außerdem entziehst Du dich auf diese Weise geschickt den oft ellenlangen Diskussionen.
Zum Checken und Schreiben der Mails aller Netzwerke reichen oft 15 Minuten, dies gilt für ungefähr 35 bis 50 E-Mails pro Aufruf. Je nachdem welche Rolle Du einnimmst kann die Anzahl der Mails drastisch größer sein und anstelle von 15 Minuten eher eine Stunde werden. Aber besser Du widmest Dich zwei Stunden voll und ganz Deinen E-Mails, als dass Du dich durch die Stop-and-Go-Mentalität permanent unterbrechen lässt.

Netzwerke sperren und zu festen Zeiten freigeben
Jetzt wird es unpopulär. Unternehmen rate ich, die Zeitverschwendung durch Social Media einzugrenzen. Es gibt keinen Grund, warum Mitarbeiter den ganzen Tag auf Facebook sein dürften.
Das ist nicht sonderlich populär für einen Social Media Blogger, aber ich will auch keine Miss-Wahl gewinnen. Führe „Social Media Breaks“ ein, in denen die Mitarbeiter Facebook und Co. aufrufen dürfen, denn oft ergeben sich daraus auch Vorteile für das Unternehmen.
Facebook- und Twitter-Breaks sollten dabei wie eine halbwegs gesunde Raucherpause betrachtet werden. Für Mitarbeiter, die die Community betreuen und in Krisenzeiten dürfen natürlich andere Regeln gelten.

Warum nicht ganz sperren?

Die Vorteile von Social Media für Unternehmen ergeben sich durch das Wissen aus den Netzwerken. Heutige „Wissensarbeit“ erfordert oft, dass wir uns mit anderen zu Problemen austauschen. Die Generation Y hat Networking und das kollektive Problemlösen besser im Griff als die Baby-Boomer, daran müssen sich die „Alten“ noch gewöhnen. Die Gen Y ist schwarmintelligenter. (Außerdem möchte niemand in einem Laden arbeiten, der Social Media komplett verbietet.)

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Der US-Wissenschaftler Edward M. Hallowell beschreibt die Risiken und Gegenmittel der Info-Überforderung in seinem Artikel: „Overloaded Circuits: Why Smart People Underperform„.

Aus der Artikelserie “Execution Excellence” von Albert Pusch. In den folgenden Artikeln geben wir Gründern Tipps für die Umsetzung ihrer Geschäftsideen. Google+

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